Sposób przyjmowania i nadawania spraw

W Spółce obowiązuje „Instrukcja Kancelaryjna”, która w szczegółowy sposób reguluje zasady postępowania z dokumentacją wpływającą z zewnątrz oraz powstającą w toku prowadzonej działalności, a w szczególności:

1. tryb przyjmowania spraw wpływających do Spółki,
2. zasady postępowania w trakcie załatwiania spraw,
3. sposób i zasady gromadzenia, archiwizowania i udostępniania danych i informacji.

Zadania związane z przyjmowaniem spraw w formie pisemnej wykonują:

1. Kancelaria Główna, Sekretariat Zarządu Spółki i Sekretariat Kierownika Zakładu Autobusowego zlokalizowane w siedzibie firmy przy ul. Inowrocławskiej 11,
2. Sekretariat Kierownika Zakładu Tramwajowego przy ul. Toruńskiej 278,
3. pracownicy w poszczególnych komórkach organizacyjnych zlokalizowanych na obiektach przy Inowrocławskiej 11 i Toruńskiej 278.

Godziny pracy wyżej wymienionych jednostek organizacyjnych są następujące: w dni robocze codziennie od poniedziałku do piątku od godz. 6:30 do godz. 14:30. Każda sprawa w formie korespondencji pisemnej wpływająca do firmy podlega zaewidencjonowaniu w odpowiednich rejestrach „wpływających spraw” prowadzonych w Kancelarii Głównej oraz w sekretariatach Zarządu Spółki i kierowników zakładów eksploatacyjnych, a następnie skierowana wg właściwości do rzeczowo właściwej komórki organizacyjnej celem jej załatwienia. Po wpłynięciu danej sprawy do komórki organizacyjnej, zostaje nadany dalszy bieg danej sprawie, tj. podlega ona odpowiedniej rejestracji i oznakowaniu a następnie ostatecznemu załatwieniu. Załatwienie danej sprawy odbywa się w formie pisemnej, elektronicznej lub bezpośredniej tj. ustnie bądź telefonicznie. W Kancelarii Głównej prowadzi się centralny rejestr spraw załatwionych w formie pisemnej i ekspediowanych do adresata drogą pocztową.

Niezależnie od spraw wpływających do Spółki w formie pisemnej, przyjmowane są skargi i wnioski bezpośrednio od obywateli w sprawach dotyczących działalności Spółki codziennie od godz. 6.30 do godz. 14.30 w Dziale Nadzoru Ruchu przy ul. Inowrocławskiej 11.

Wszystkie skargi i wnioski dotyczące funkcjonowania Spółki, zgłaszane w każdej formie oraz sposób ich załatwienia, rejestrowane są w odrębnym rejestrze prowadzonym w Dziale Nadzoru Ruchu przy ul. Inowrocławskiej 11. Tryb postępowania w sprawach skarg i wniosków zgłaszanych osobiście przez obywateli oraz sposób załatwiania tych spraw w Spółce odbywa się według wyżej podanych procedur.